In control zijn heeft meer te maken met leren dan met controleren

Veel mensen hebben met verbazing kennisgenomen van de verhoren in de toeslagenaffaire. Betrokkenen lijken naar elkaar te wijzen en de commissie is op zoek naar wie verantwoordelijk is of zelfs schuldig. Voor de getroffen ouders is het natuurlijk belangrijk dat zij erkenning krijgen voor hetgeen ze is aangedaan en zij verdienen in allerlei opzichten genoegdoening. Daarnaast zou de echte opbrengst van deze mini-enquête moeten zijn dat de overheid echt leert van de conclusies uit dit onderzoek.

Net als alle organisaties zou de overheid besluiten moeten nemen op basis van best available evidence. De basis hiervoor is een organisatie die systematisch bestuurd wordt. Dit betekent dat er onderbouwde besluiten worden genomen, de effectiviteit van gemaakte keuzes inzichtelijk wordt gemaakt, dit tijdig wordt gesignaleerd en er waar nodig wordt bijgestuurd. Dit lijkt een eenvoudig principe. Ik heb onderzoek gedaan bij dertien complexe non-profit organisaties met de vraag wat maakte dat zij systematisch bestuurd konden worden. Systematisch bestuurd zijn, betekent niet dat alles wat je bedenkt ook lukt. Het betekent wel dat je ‘in control’ bent, wat iets anders is dan financiële beheersing van je organisatie. Simpel gezegd gaat het erom of je begrijpt wat je aan het doen bent. Een van de belangrijkste aspecten om ‘in control’ te komen en systematisch te kunnen besturen is vorm en inhoud geven aan leren in organisaties. Een belangrijk aspect hierbij is het zorgen dat feedback op de het juiste moment op de juiste plek komt. Feedback zorgt ervoor dat je de consistentie van je gekozen richting kunt volgen en de uitkomsten in samenhang kunt beoordelen. Deze uitkomsten moeten worden geëvalueerd, waar nodig moet er worden bijgestuurd en er moet van worden geleerd voor toekomstige besluitvorming.

Naar aanleiding van mijn van onderzoek heb ik in 2011 al gepleit voor het jaarlijks afgeven van een organisatorisch in-control statement door complexe non-profit organisaties. Niet als controlemiddel maar om verantwoordelijken in organisaties na te laten denken over de vraag of ze begrijpen wat ze aan het doen zijn. Als dit niet het geval is kun je op tijd acties ondernemen om je organisatie effectiever te besturen. Dit voorkomt pijnlijke effecten voor burgers en je leert op tijd van je eigen handelen. Hierdoor wordt voorkomen dat je moet uitleggen dat je niet meer precies weet hoe zaken tot stand zijn gekomen en je anderen de schuld gaat geven van uitkomsten waar je zelf verantwoordelijk voor bent. Natuurlijk kun je altijd excuses maken voor gemaakte fouten. Daar hebben de slachtoffers van de toeslagenaffaire ook recht op maar laten we hopen dat dit de laatste keer is dat het nodig is. Maak als overheid gebruik van beschikbare (wetenschappelijke) kennis en zorg dat leren niet alleen gebeurt op basis van gemaakte fouten.

Prof. dr. Wouter ten Have is partner bij TEN HAVE Change Management en hoogleraar Organisatieverandering aan de VU Amsterdam